Inscrite dans le Code des obligations depuis le XIXème siècle, la société anonyme a grandement évolué. Pendant plus d’un siècle, les actionnaires se réunissaient en personne et votaient à main levée. Aujourd’hui, les assemblées générales se digitalisent: un nombre restreint mais croissant d’entre elles se déroule de manière virtuelle, c’est-à-dire sans public physique, ou de manière hybride, avec une partie du public présente virtuellement et l’autre physiquement.

Une numérisation croissante

Même si les assemblées entièrement virtuelles restent l’exception, la digitalisation de ces réunions ne cesse de progresser. Après le passage au nouveau millénaire, les télévoteurs ont fait leur apparition. Devenus incontournables, ces petits boîtiers permettent de voter sur place par radiofréquence. De plus, des centaines de milliers d’actionnaires votent désormais avant même le début de l’assemblée générale, par le biais de portails en ligne.

La numérisation des assemblées générales est mise en œuvre et pilotée par les Shareholder Services Providers (SSP). «Dès le départ, nous avons pris en charge le volet informatique de cette transition numérique», déclare Arturo Devigus, fondateur et directeur de Devigus Engineering. Ce prestataire helvétique de premier plan gère plus de 1,4 million d’actionnaires pour des entreprises comme Holcim, Nestlé, Novartis, Swiss Life et UBS.

Véritable passerelle entre l’entreprise et ses investisseurs, les SSP tiennent les registres des actionnaires, gèrent leurs données, envoient les convocations et recueillent les inscriptions, à l’instar des procurations. Le jour J, ils pilotent la logistique technique, gèrent le contrôle des accès, tiennent la liste des présences, recensent les votes et documentent les étapes de l’assemblée générale. De plus, certains prestataires assistent les sociétés anonymes dans leurs opérations sur titres – versements de dividendes, augmentations de capital, fractionnements d’actions ou conversions de titres – et génèrent les données de reporting.

Un système unique pour l’ensemble des opérations

Pour les actionnaires présents physiquement, le numérique opère souvent en coulisse, mais leurs interventions n’en sont pas moins saisies sous forme digitale. Ainsi, lors d’une assemblée générale hybride, les participants et participantes sur place sont enregistrés lors du contrôle des accès par le même système que ceux qui se connectent depuis leur ordinateur à la maison. Il en va de même pour les scrutins: qu’un actionnaire vote dans une salle à Lausanne ou derrière son écran en Australie, l’ensemble des suffrages sont recensés et centralisés en temps réel. Alors que le matériel nécessaire à ces processus était autrefois installé sur le lieu de l’événement, le traitement des données s’effectue désormais dans des centres de traitement informatique externes. Pour Arturo Devigus, cela signifie que «d’un point de vue technique, la distinction entre participation physique et participation virtuelle tend à disparaître.» En fin de compte, toutes les opérations liées au registre des actions et à l’assemblée générale transitent par une seule et unique plateforme intégrée.

Le registre des actions évolue lui aussi. Au-delà de la dématérialisation attendue des données, il dispose désormais d’interfaces avec les banques dépositaires et SIX Group, l’opérateur de la Bourse suisse. Les mutations, telles que les nouvelles inscriptions, les radiations ou les changements d’adresse, sont automatiquement synchronisées, sans qu’aucun échange de courrier postal ou électronique ne soit nécessaire entre les parties concernées.

Le recours à l’intelligence artificielle ouvre par ailleurs de nouvelles perspectives, notamment pour la traduction et la transcription simultanées des interventions orales ou pour le traitement des documents papier reçus avant l’assemblée générale.

Le droit des sociétés anonymes exige de la fiabilité

Le nouveau droit des sociétés anonymes est entré en vigueur le 1er janvier 2023. L’article 701 du Code des obligations permet désormais de recourir aux médias électroniques, constituant ainsi le socle juridique des assemblées virtuelles et hybrides. La loi impose toutefois certaines exigences à cet effet. La possibilité de tenir des assemblées virtuelles doit d’abord être ancrée dans les statuts (les assemblées hybrides sont en revanche possibles sans modification statutaire). Ensuite, les participants et participantes doivent être connectés par l’image et le son, respectivement en mesure de suivre la réunion en direct, de s’exprimer et de voter. Les entreprises doivent enfin garantir l’identité desdits participants et l’intégrité des résultats du scrutin.

Les exigences posées à l’égard des SSP leur imposent principalement d’exécuter et de documenter les opérations en accord avec le droit, de même que de garantir une mise en œuvre technique sans accroc. Selon Arturo Devigus, le principe d’immédiateté inscrit dans la loi implique que «l’ensemble des participants doivent bénéficier d’un accès égal à l’information». Cela suppose que les intervenants et intervenantes virtuels soient à même de suivre depuis leur ordinateur ce qui se passe en salle et que les personnes présentes sur place puissent interagir avec eux par l’image et le son.

L’identité des participants virtuels est vérifiée par le biais d’une inscription préalable, requérant une adresse électronique et un numéro de téléphone. Si ces personnes souhaitent prendre la parole pendant la réunion, elles doivent présenter une pièce d’identité officielle face à la caméra afin de valider sa conformité avec l’image diffusée en direct.

Des scénarios d’urgence pour garantir la sécurité juridique

Devigus Engineering met en place des solutions techniques en vue d’assurer le bon déroulement des assemblées générales virtuelles et hybrides. L’entreprise utilise des systèmes dotés d’une sécurité double ou multiple, ne fait appel qu’à des centres de données particulièrement fiables au bénéfice d’une connexion internet stable et surveille les performances en continu.

Que se passe-t-il si une panne survient en dépit des mesures de sécurité instaurées? On a alors recours à des plans d’urgence. «De tels scénarios sont planifiés minutieusement», explique Arturo Devigus. «Cela peut notamment impliquer qu’un scrutin doive être organisé sans boîtiers de vote électronique. Du matériel de secours reste ainsi toujours à disposition sur place pour dépouiller manuellement ou scanner les votes négatifs et les abstentions.» Sans ces mesures d’urgence, la moindre défaillance technique rendrait les décisions de l’assemblée juridiquement contestables ou obligerait l’entreprise à reconvoquer l’assemblée.

En outre, il doit exister des pistes d’audit pour tout ce qui se passe sur la plateforme numérique. On doit pouvoir retracer précisément les opérations en temps et en heure de chaque actionnaire: connexion, inscription à l’assemblée générale, délégation des droits de vote, vote, etc.

Que nous réserve l’avenir? Arturo Devigus se souvient du scepticisme qui régnait lors de l’introduction des télévoteurs en salle. Aujourd’hui, ces outils sont communément admis. Désormais, 20 à 30 % des actionnaires votent par voie électronique avant même l’assemblée générale, et cette tendance est à la hausse. C’est pourquoi Arturo Devigus est convaincu que l’assemblée générale virtuelle ou hybride finira, elle aussi, par s’imposer sur le long terme. «La technologie est prête», affirme-t-il, «ce n’est plus qu’une question d’acceptance». Et celle-ci, il en est certain, grandit à chaque assemblée générale virtuelle menée à bien.

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Fondée en 1987 par Arturo Devigus, Degivus Engineering opère depuis 2000 en tant que Shareholder Services Provider. D’un simple système destiné à la préparation des assemblées générales est née une plateforme globale dédiée à la tenue des registres des actions et à l’organisation des assemblées. Basée à Rotkreuz, l’entreprise compte aujourd’hui 25 collaborateurs. Plus de 40 sociétés anonymes font appel à ses services, parmi lesquelles Amrize, Holcim, Nestlé, Novartis, Swiss Life et UBS.

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